Por qué la caja de una automotora se descuadra
En una automotora la plata entra por muchos lados: la seña en efectivo, la cuota por transferencia, el saldo de una venta con tarjeta, un cheque diferido, el service del taller. Y sale por otros tantos: el lavadero, el gestor, los sueldos, el depósito en el banco. Si todo eso se anota en un cuaderno o en una planilla aparte del sistema de ventas, alcanza con que una cuota se cobre y no se anote para que al cierre falte plata y nadie sepa por qué.
A eso se suma la doble moneda. Los autos se venden en dólares, los gastos se pagan en pesos y el efectivo de las dos monedas convive en el mismo cajón. Una caja que no separa monedas ni medios de pago no se puede arquear.
Cómo funciona la caja en AOS
Cada sucursal abre su caja del día con un saldo inicial en pesos y en dólares. A partir de ahí, cada movimiento queda registrado con su hora, su concepto, a quién se le cobró o se le pagó, el medio de pago y quién lo cargó.
Lo importante es que la caja no es un circuito paralelo: cuando cobrás una cuota desde la venta, una seña o un pago a proveedor, el movimiento entra solo a la caja abierta de esa sucursal. No hay que cargarlo dos veces.
- Efectivo, tarjeta, transferencia, cheque y pagos divididos entre varios medios
- Pesos y dólares por separado, con su saldo de efectivo cada uno
- Cobros de cuotas, señas y accesorios vinculados a su venta y a su cliente
- Egresos clasificados: servicios, sueldos, impuestos, alquiler, proveedores
- Transferencias y depósitos que impactan en la cuenta bancaria que corresponde
- Recibo interno numerado para entregar en el mostrador
Arqueo y cierre de caja
Al cerrar, AOS calcula cuánto efectivo tendría que haber en cada moneda: saldo inicial, más lo cobrado en efectivo, menos lo pagado en efectivo. Los cheques y las transferencias no se mezclan con el efectivo, así el número que te da es el que tenés que contar.
Contás, cargás lo que hay y AOS registra el descuadre si lo hay, con una nota de por qué. La caja cerrada queda en el historial con quién la abrió, quién la cerró y cada movimiento. Desde el historial se exporta a Excel o CSV para el estudio contable.
La caja y la facturación electrónica
Si tenés activa la facturación electrónica, cada cobro de la caja puede emitir su e-Ticket o e-Factura en el momento, con los datos del cliente ya cargados. El movimiento muestra si ya tiene su comprobante, así al cierre del día sabés que no quedó ningún cobro sin facturar.
Una caja por sucursal
Si tenés más de un local, cada uno lleva su propia caja y su propio arqueo. El administrador las ve todas desde la misma cuenta y cambia entre ellas con un clic; el cajero de cada sucursal solo ve la suya.